Deel

Wat u moet weten over de loonbelastingverklaring

Heeft u als werkgever een nieuwe werknemer in dienst genomen? Dan bent u wettelijk verplicht een aantal gegevens bij hem op te vragen die nodig zijn voor het inhouden van de loonheffingen. De werknemer moet onder andere een loonbelastingverklaring invullen. Wat is het, waar heb je de loonbelastingverklaring voor nodig en hoe vraag je deze aan? Lees hierover in dit artikel.

Wat is een loonbelastingverklaring?

Aan iedere werknemer die bij u in dienst komt, moet u als werkgever een loonbelastingverklaring verstrekken. De loonbelastingverklaring is een formulier waarop uw werknemer aangeeft of, en vanaf welke datum, hij de loonheffingskorting wil laten verrekenen. Dit is het bedrag waarmee de loonheffing wordt verminderd. Aan de hand van de ingevulde loonbelastingverklaring kunt u vaststellen welke loonheffingen en welke loonheffingskortingen u moet toepassen op het loon van uw nieuwe werknemer. Dit laatste is afhankelijk van de leeftijd van de werknemer en het soort loon dat wordt uitbetaald.

Loonbelastingverklaring, wanneer?

U moet de bovenstaande gegevens bij een nieuwe werknemer opvragen voordat hij bij u in dienst treedt. Uiterlijk één dag voor zijn eerste werkdag moet u over de benodigde informatie beschikken.

Formulier loonbelastingverklaring, hoe werkt het?

De loonbelastingverklaring is een makkelijk formulier. Het opvragen, verwerken en bewaren van de gegevens van uw toekomstige werknemer is heel eenvoudig. Er zijn maar een paar stappen nodig:

1. Download het Model Opgaaf gegevens voor de loonheffingen van de website van de Belastingdienst.
2. Stuur het formulier naar uw werknemer met het verzoek dit in te vullen en te ondertekenen. Vraag hem om het terug te sturen voordat zijn arbeidscontract ingaat en laat hem een kopie van een geldig identiteitsbewijs meesturen.
3. Controleer de identiteit van de werknemer en controleer of de gegevens op de loonbelastingverklaring juist zijn ingevuld.
4. Bewaar de ingevulde loonbelastingverklaring bij de loonadministratie. De loonbelastingverklaring moet ten minste vijf jaar na afloop van het dienstverband worden bewaard.

Een eigen model gebruiken

Sinds 1 januari 2007 bent u als werkgever niet meer verplicht het formulier van de Belastingdienst te gebruiken. U mag ook een eigen model gebruiken, zolang u de vereiste werknemersgegevens maar vastlegt.

Digitaal afhandelen

De Belastingdienst staat toe dat u deze administratieve verplichting digitaal afhandelt. U kunt het formulier dus zowel op papier als digitaal aan uw werknemer versturen. Hij mag het zelfs digitaal ondertekenen, zolang hij maar een wettelijk erkende elektronische handtekening gebruikt.

Loonbelastingverklaringen binnen kleine bedrijven

Heeft u een klein bedrijf met minder dan 10 werknemers? Dan moet u de loonbelastingverklaringen van uw werknemers opsturen naar de Belastingdienst om te laten controleren.

Hoe om te gaan met wijzigingen?

Steeds als er iets wijzigt in de persoonlijke situatie moet de werknemer een nieuwe verklaring invullen. Voorbeelden van wijzigingen zijn trouwen, scheiden of het krijgen van kinderen. De werknemer is niet verplicht een loonbelastingverklaring in te vullen als de wijziging in de persoonlijke situatie tot een lager bedrag aan belasting leidt. Als de werkgever weet dat de werknemer ook elders een dienstbetrekking heeft waar de werknemer zijn loonheffingskorting ontvangt, moet de werkgever een nieuwe loonbelastingverklaring aan de werknemer uitreiken. De loonheffingskorting kan immers maar bij één werkgever worden toegepast.

Personeelsadministratie

Als ondernemer met personeel bent u verplicht een salarisadministratie en een personeelsdossier bij te houden. De loonbelastingverklaring is hier een onderdeel van. Maar hoe richt u deze administratie in? Administratiekantoor Heylo is gespecialiseerd in boekhouding en administratie voor het ZZP’ers en het MKB. Wij kunnen u adviseren en ondersteunen bij de werkzaamheden die u zelf niet wilt of kunt doen. Vraag ons naar de mogelijkheden en plan een afspraak in.