Fiets in plaats van auto van de zaak

Met het oog op duurzaamheid en gezondheid van werknemers, kiezen steeds meer werkgevers ervoor om personeel een fiets van de zaak te bieden. Net als bij een auto van de zaak, geldt er ook bij een fiets van de zaak dat u dit op verschillende manieren kunt bieden. Alvorens u besluit een regeling te introduceren is het verstandig om een begroting te maken van de verwachte kosten. U kunt het budget bewaken door maxima in te stellen of eigen bijdragen te vragen. Als u uw werknemers wilt stimuleren om met de fiets naar het werk te gaan dan heeft u de keuze uit diverse regelingen.

Wij zetten hieronder drie veelgebruikte regelingen uiteen:

De werkgever stelt een fiets ter beschikking
De werknemer gebruikt zijn of haar eigen fiets als fiets van de zaak
De werkgever schenkt een fiets aan de werknemer

Optie 1: De werkgever stelt een fiets ter beschikking

In deze optie koopt of least de werkgever een fiets voor de werknemer en stelt deze aan hem ter beschikking. De lasten van de fiets, zoals afschrijving, onderhoud en verzekering zijn voor rekening van de werkgever. De werkgever blijft eigenaar van de fiets. Bij het einde van de arbeidsovereenkomst of bij inruil op een volgende fiets van de zaak voor deze werknemer komt de restwaarde toe aan de werkgever.

De regeling kent de volgende aandachtspunten:

De werknemer betaalt jaarlijks belasting over de forfaitaire bijtelling van 7% van de bruto-adviesprijs inclusief btw van de fiets voor het privégebruik ervan. De bruto-adviesprijs is de consumentenprijs die de fabrikant of de importeur hanteert. Ook indien de fiets niet privé wordt gebruikt dient de bijtelling plaats te vinden.
Accessoires kunnen vrij worden verstrekt.
In het geval van een elektrische fiets mag de werkgever aan de werknemer het stroomverbruik vergoeden dat nodig is om de batterij op te laden. Indien deze kosten niet vergoed worden, mogen deze niet op de bijtelling in mindering worden gebracht.
De werkgever kan ervoor kiezen om de werknemer een bijdrage te vragen, bijvoorbeeld door het bedrag van de bijtelling te laten vergoeden.
De werkgever kan ervoor kiezen om de bijtelling aan te wijzen als verstrekking die ten laste van de vrije ruimte in de werkkostenregeling komt. De vrije ruimte bedraagt 3% over de eerste € 400.000 van de bruto loonsom en 1,18% over het meerdere.
Het aankoopbedrag voor een fiets binnen deze regeling is ongelimiteerd. Een fiets mag eenmaal per drie jaar worden vervangen.
De werkgever mag naast de terbeschikkingstelling van de fiets een onbelaste kilometervergoeding van € 0,21 geven voor zakelijke reizen met een ander vervoermiddel van de werknemer. Als zakelijk met het openbaar vervoer wordt gereisd, mogen de kosten daarvan belastingvrij worden vergoed.

Optie 2: De werknemer gebruikt zijn of haar eigen fiets als fiets van de zaak

In deze situatie koopt de werknemer een fiets of heeft de fiets al in zijn bezit.

Dan spelen de volgende aandachtspunten:

De werkgever kan voor de aankoop van een fiets een lening verstrekken. De lening kan worden terugbetaald door periodieke aflossing of door verrekening met een toegekende (belastingvrije) kilometervergoeding.
Een lening aan het personeel voor het kopen van een fiets mag renteloos worden verstrekt.
Zakelijke kilometers kunnen worden vergoed. Er geldt een maximaal vrijgestelde vergoeding van € 0,21 per zakelijk verreden kilometer. Woon-werkverkeer is ook zakelijk.
Een vergoeding voor zakelijke reizen van € 0,21 per kilometer valt onder de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling en heeft dus geen invloed op de vrije ruimte.

Optie 3: De werkgever schenkt een fiets aan de werknemer

Wanneer de werkgever een fiets schenkt aan de werknemer, vormt dat loon in natura. Dat betekent dat over de waarde van de fiets loonheffing moet worden ingehouden en afgedragen. Vervolgens kan de regeling zoals beschreven onder eigen fiets van de werknemer worden toegepast.

Er gelden de volgende aandachtspunten:

Btw: Voor zover de werkgever voor de btw belaste activiteiten verricht is de btw op de aanschaf van een fiets door de werkgever aftrekbaar. De aftrek wordt beperkt door het Besluit Uitsluiting Aftrek. Dat wil zeggen dat de btw aftrekbaar is voor zover de aanschafprijs van de fiets niet hoger is dan € 749. De aftrek is dus beperkt tot een bedrag van € 130 aan btw.
Dga: De dga is als eigenaar van de zaak werknemer en werkgever tegelijk. Inhoudelijk verandert dit de regels niet echter de rekening van alle regelingen komt grotendeels bij de werkgever te liggen. De fiets van de zaak kan zo een aardig netto voordeel opleveren.

Welke optie kiezen?

Elke regeling heeft eigen voor- en nadelen. Welke situatie het beste past is mede afhankelijk van de persoonlijke situatie van de werknemer en de bereidheid om te gaan fietsen. Het daadwerkelijk fietsen wordt het meest gestimuleerd met een kilometervergoeding per verreden kilometer. Als werknemers dicht bij het werk wonen en de regeling ook als een beloningsvorm wordt gezien dan is wellicht een fiets van de zaak een betere keuze.

Laat u adviseren

Het beste kunt u zich laten adviseren over de regeling die het beste bij uw situatie als werkgever én die van uw werknemer(s) aansluit. Zo kan administratiekantoor Heylo voor u een fiscaal overzicht maken, om in kaart te brengen welke regeling de meeste financiële voordelen met zich meebrengt. Neem gerust contact met ons op wanneer u zich wilt laten adviseren over het bieden van een fiets van de zaak.

Lees ook eens dit kennisbankartikel waarin we alle voor- en nadelen over het zakelijk of privé rijden van uw auto voor u op een rij hebben gezet.

Contact

Benieuwd wat Heylo voor u kan betekenen? Neem gerust contact op.