Hoe gebruik ik als ondernemer de werkkostenregeling?

De werkkostenregeling (WKR) is sinds 1 januari 2015 verplicht voor alle werkgevers. Via de werkkostenregeling kunt u als werkgever onbelaste vergoedingen aan uw werknemers geven. Maar wat zijn precies de regels? Welke vergoedingen en verstrekkingen zijn belast en welke onbelast? Het is een behoorlijke klus om dit allemaal op de juiste manier te administreren. Wij leggen u in deze blog uit welke regels er zijn en welke kosten wel en niet belast zijn.

Wat houdt de werkkostenregeling (WKR) in?

In beginsel zijn alle verstrekkingen vanuit de werkgever aan de werknemer loon. Echter wordt niet alles op deze manier belast. U mag onder de werkkostenregeling een gedeelte van uw fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor uw werknemers. Het totale bedrag moet wel onder de vrije ruimte blijven. Deze wordt berekend met de loonsom van al uw medewerkers samen.

Komt het bedrag van de vergoedingen boven die grens? Dan moet u over dat extra bedrag 80% belasting betalen. Er gelden geen voorwaarden voor de bestedingen binnen de vrije ruimte.

De vrije ruimte over het fiscale loon tot en met € 400.000 is in 2020 en 2021 verhoogd van 1,7% naar 3%. Dit is onderdeel van de uitbreiding van het economisch steun- en herstelpakket. Voor het bedrag boven € 400.000 geldt het percentage van 1,18%.

Per 2022 geldt voor de eerste € 400.000 van de loonsom een percentage van 1,7% in plaats van 3%.

Gerichte vrijstellingen

Onder voorwaarden gaan bepaalde vergoedingen niet ten koste van uw vrije ruimte. Enkele voorbeelden van vergoedingen met een gerichte vrijstelling zijn:

abonnementen voor openbaar vervoer;
reiskosten tot € 0,19 per kilometer;
verhuiskosten vanwege werk;
maaltijden bij overwerk;
aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG).

Noodzakelijkheidscriterium

Op basis van het noodzakelijkheidscriterium hoeft een werkgever geen rekening te houden met een privévoordeel van de werknemer voor ter beschikking gestelde zaken die de werkgever noodzakelijk acht. Het noodzakelijkheidscriterium geldt alleen voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. Wanneer een voorziening niet langer noodzakelijk is moet de werknemer deze inleveren bij de werkgever. De werknemer mag de hem ter beschikking gestelde zaak houden op voorwaarde dat hij de restwaarde daarvan aan zijn werkgever betaalt. U kunt van de werknemer een eigen bijdrage vragen voor zaken die onder het noodzakelijkheidscriterium vallen.

Nihilwaarderingen

Bepaalde voorzieningen op de werkplek gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Deze krijgen een zogeheten nihilwaardering. Denk bijvoorbeeld aan:

ter beschikking gestelde werkkleding;
koffie en thee op de werkplek;
fitnessruimte op de werkplek.

Toepassing van de werkkostenregeling

Overschrijven vergoedingen en verstrekkingen de vrije ruimte, dan zijn deze altijd voor rekening van de werkgever in de eindheffing, het tarief bedraagt hier 80%. Ondanks de hoogte van het eindheffingstarief kan het voordelig zijn om te kiezen voor toepassing van de eindheffing, zelfs als de vrije ruimte al is benut.

Werkkostenregeling en verwerkingen in de aangifte

U wilt natuurlijk niet het risico lopen dat uw vrije ruimte onbedoeld wordt overschreden. Dit kan namelijk leiden tot hoge onvoorziene naheffingen. Het is belangrijk om uw administratie op orde te hebben en over actuele gegevens te beschikken, zodat u weet hoeveel u nog kunt besteden of kunt beslissen hoe u de ruimte in de werkkostenregeling optimaal kan benutten.

Heeft u hier ondersteuning of hulp bij nodig? Administratiekantoor Heylo is gespecialiseerd in boekhouding en administratie voor het ZZP’ers en het MKB. Wij kunnen u adviseren en ondersteunen bij deze werkzaamheden. Vraag ons naar de mogelijkheden of plan een afspraak in via het onderstaande formulier.