Deel

Loonadministratie: de basis

Als u personeel in dienst heeft, moet u een loonadministratie bijhouden. Zo heeft de Belastingdienst inzicht in de gegevens over de medewerkers en loonbetalingen. Als u de loonadministratie goed bijhoudt, kan de Belastingdienst zien hoeveel loonheffing en sociale premies u moet afdragen.

Ook voor uw werknemers is het vanzelfsprekend belangrijk dat u de loonadministratie bijhoudt. Zij verwachten iedere maand een loonstrookje en aan het einde van het jaar de jaaropgaaf.

Lees hier alles wat u moet weten over een loonadministratie.

Wat is een loonadministratie

Een loonadministratie is het bijhouden van de betalingen aan uw medewerkers. Het grootste deel hiervan bestaat uit het salaris.

Deze administratie bestaat verder uit verschillende formulieren en berekeningen, die van belang zijn om het loon en verschuldigde bedragen te berekenen. Denk dan aan formulieren als de loonstaat, de loonstrook en de jaaropgave.

Voor de loonadministratie moet u een aantal zaken bewaren, zoals verminderingsbeschikkingen, loonbelastingverklaringen en door werknemers afgegeven abonnementen en kaartjes als zij een onkostenvergoeding krijgen voor het reizen per openbaar vervoer.

Ook andere beloningen moeten zo geadministreerd zijn dat het overzicht uit de computer direct helder is. Dit zijn beloningen zoals afdrachtsverminderingen, eindheffingen en verstrekkingen, onkostenvergoedingen en onkosten voor de carpool- of vrij-vervoerregeling.

De gehele loonadministratie moet zeven jaar bewaard worden, net zoals bijvoorbeeld het grootboek en de in- en verkoopadministratie. (Lees ook dit kennisbank artikel: Waaruit bestaat de administratie voor het MKB?).

Wanneer moet u een loonadministratie bijhouden?

U bent als werkgever wettelijk verplicht een loonadministratie bij te houden als u voldoet aan deze drie voorwaarden:

• U heeft één of meer medewerkers in dienst.
• Het personeel ontvangt loon voor hun werkzaamheden.
• Als werkgever bent u een inhoudingsplichtige. U bent inhoudingsplichtig als u zorg draagt voor het inhouden van belasting op loon, uitkering of pensioen van medewerkers en dit afdraagt aan de Belastingdienst.

Een loonadministratie opzetten

Als starter een loonadministratie aanleggen kan wat lastig zijn. De loonadministratie bestaat uit veel verschillende soorten papieren.

Wat het precieze salaris moet zijn van uw medewerkers, is een vraag waar veel ondernemers ook mee worstelen. U wilt uw werknemer uiteraard niet te veel betalen, maar betaal u te weinig dan is de kans groot dat uw werknemer ontevreden en gedemotiveerd raakt.

Dit alles is veel werk en omgeven door een complexe en telkens veranderende wet- en regelgeving. U heeft niet alleen te maken met fiscale en sociale wetgeving, maar in veel gevallen ook met CAO’s. Veel ondernemers branden zich daar niet aan. Het kost veel tijd en de risico’s op boetes, maar ook het risico dat u geen of onvoldoende gebruik maakt van alle wettelijke mogelijkheden zijn aanwezig. Uitbesteden aan een specialist dan verstandig.

Uitbesteden van de loonadministratie

Zoekt u de juiste specialist? Het bijhouden en invullen van jaaropgaven, loonstrookjes en declaraties is een nauwkeurige administratieve taak, die wel erg belangrijk is. Heeft u geen tijd of zin om deze taken te regelen? Heylo kan u ondersteunen met een administratief traject zoals de loonadministratie, maar er zijn verschillende redenen om te kiezen voor volledige ontzorging door Administratiekantoor Heylo. Een van de belangrijkste redenen is dat u zich moet kunnen focussen op uw corebusiness. Uw administratie is bij ons in goede handen!

Bekijk onze diensten hier of neem contact op om de mogelijkheden te bespreken.