Deel

Telefoon van de zaak: hoe regel je het voor je werknemer?

Als werkgever kunt u ervoor kiezen om een telefoon van de zaak aan te bieden aan uw werknemer. Het is een van de meest voorkomende secundaire arbeidsvoorwaarden. In dit artikel lees je hoe dit werkt, wat de voordelen zijn en wat je hiervoor administratief moet regelen.

Wat is een telefoon van de zaak?

Met een telefoon van de zaak neemt u de mobiele kosten over van uw werknemer, en krijgen zij een werktelefoon naast hun (eventuele) persoonlijke telefoon. Zo is er een scheiding tussen het werkleven en het persoonlijke leven. Ook worden hiermee vooral werk gerelateerde acties uitgevoerd. Dit kunnen zakelijke telefoontjes zijn, berichten tussen werknemers of bepaalde apps die benodigd zijn voor het werk dat ze doen.

Wist u dat u voor uw werknemer ook een fiets van de zaak kan regelen? Bekijk hier ons artikel over de regeling hiervan.

Wat zijn de voordelen van een telefoon van de zaak?

Een telefoon van de zaak heeft meerdere voordelen voor werknemer én werkgever. Zo heeft het meerdere voordelen:

• Betere communicatie: uw werknemer is bereikbaar voor communicatie, waarmee de productiviteit vergroot kan worden.
• Gescheiden werk- en privéleven: met een telefoon van de zaak waarborgt u de balans tussen het werkleven en het privéleven.
• Extra beveiliging: om gegevensbescherming te garanderen kunt u op een werktelefoon extra beveiliging instellen, en deze aanpassen tot uw specifieke doeleinden.

Hoe regelt u de administratie en boekhouding van een telefoon van de zaak?

Een telefoon van de zaak valt onder de werkkostenregeling (WKR). Met deze fiscale regeling kunt u onbelaste vergoedingen besteden aan uw werknemer. Hierbij is het belangrijk dat de zakelijke mobiel en de kosten hiervan voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. Dit betekent dat het noodzakelijk moet zijn om het apparaat te hebben om het werk op juiste wijze uit te kunnen voeren. Als u aan de criteria voldoet, kunnen de kosten van deze telefoon fiscaal aftrekbaar zijn

Naast een zakelijke mobiel zijn er ook telefoonvergoedingen uit te geven. Deze vergoedingen hebben vaak een andere regeling. Bij een telefoonvergoeding blijft personeel hun eigen mobiel gebruiken, maar worden de kosten van het abonnement wel vergoed. Dit wordt in vele gevallen aangeboden als onderdeel van de secundaire arbeidsvoorwaarden om meer mensen aan te spreken tijdens het werven van personeel.

Waar moet je rekening mee houden bij de administratie hiervan?

Het is hierbij belangrijk dat de factuur naam van uw bedrijf zit, omdat u alleen op die manier op juiste wijze de omzetbelasting kunt verrekenen. Daarnaast moet de factuur gespecificeerd zijn op welk telefoonnummer dit contract invloed heeft, en wanneer dit contract geldt.

Ook is het belangrijk om de juiste overeenkomsten te sluiten, om het vertrouwen te waarborgen. Zo moet duidelijk zijn wat de doeleinden zijn van de telefoon van de zaak, en wat er met de zakelijke telefoon gebeurt als deze niet meer gebruikt wordt door de medewerker die het eerst in gebruik had. Zo voorkomt u dat er problemen naar voren komen met de Belastingdienst.

Daarnaast is het belangrijk om te weten wat de Belastingdienst ziet als noodzakelijk of niet noodzakelijk. Een telefoon van de zaak wordt vrijwel altijd toegelaten, zolang deze alleen gebruikt wordt in noodzaak voor het werk. Als dit niet zo is, of als deze telefoon van de zaak gepaard wordt met excessieve accessoires, kan dit opgemerkt worden door de Belastingdienst en zal hier een goede onderbouwing voor moeten zijn.

Benieuwd naar wat Administratiekantoor Heylo voor u kan betekenen, met bijvoorbeeld de administratie van een telefoon van de zaak? Bekijk onze diensten hier.