5 tips voor een succesvol debiteurenbeheer

Uit onderzoek blijkt dat ruim de helft van de facturen niet binnen de betaaltermijn voldaan wordt. Als de debiteurenpost oploopt, kan de liquiditeit van uw onderneming in gevaar komen. Hoe langer de facturen openstaan, hoe minder geld u beschikbaar heeft om uw leveranciers of personeel te betalen of investeringen te doen in uw onderneming. Het is dus belangrijk om een strak debiteurenbeheer op te zetten. Dit begint met zorgvuldigheid en consistentie.

Met deze 5 handige tips leggen wij uit hoe u dit professioneel aanpakt.

Wat houdt debiteurenbeheer precies in?

Het hele proces waarin u zorgt dat uw klanten (debiteuren) de openstaande rekeningen gaan betalen wordt gezien als debiteurenbeheer. Dit omvat dus het hele proces van het versturen van het eerste factuur tot het daadwerkelijk ontvangen van uw geld. Denk hierbij aan het opstellen van betalingsherinneringen, nabellen van openstaande facturen en het versturen van aanmaningen.

Als bedrijf bent u verplicht een administratie bij te houden. De debiteurenadministratie, ook wel debiteurenbeheer genoemd, is een onderdeel van de financiële administratie.

Tips voor een beter debiteurenbeheer:

1. Leer de klant kennen

Het is belangrijk om te weten met wie u zaken gaat doen. Voordat u definitief aan de slag gaat is het slim om extra informatie te verzamelen. Vraag hoe hij/zij bij u terecht is gekomen, google uw nieuwe klant, controleer of u geen vreemde (of helemaal geen) resultaten krijgt en vraag bij twijfel informatie op bij de Kamer van koophandel of bij een kredietinformatiebureau.

2. Maak duidelijke afspraken

Het is belangrijk dat er geen misverstanden kunnen ontstaan over de prijs en/of inhoud van uw diensten. Of het een nieuwe of bestaande klant is, zorg altijd dat de voorwaarden duidelijk zijn voordat de overeenkomst wordt gesloten. Door op uw offertes te vermelden wat de geldende betalingscondities zijn inclusief een verwijzing naar eigen algemene voorwaarden, heeft u al een goede basis voor een sterk debiteurenbeheer. Leg alle afspraken altijd schriftelijk vast.

3. Verstuur uw factuur zo snel mogelijk

Op het moment dat de goederen geleverd zijn, heeft de klant een wettelijke betalingsverplichting. Hoe later de factuur ontvangen wordt, hoe langer het duurt voordat de betaling wordt voldaan. Zorg ervoor dat de factuur volledig is en aan alle eisen voldoet, om discussies en vertraging te vermijden. Neem ook duidelijk de betalingstermijn en vervaldatum op en een verwijzing naar de algemene voorwaarden. De praktijk leert dat elektronische facturen sneller worden verwerkt, en dus betaald!

4. Onderneem actie als de betalingstermijn is verlopen

Stuur bij het verlopen van de eerste termijn een betalingsherinnering. Een correcte betaling is onderdeel van een gezonde samenwerking. Uiteraard is het van belang om klantvriendelijk, maar wel duidelijk te zijn. Noem een termijn waarbinnen de betaling moet worden voldaan met daarbij het factuurnummer en het openstaande bedrag.

Heeft u 7 dagen na het versturen van de (eerste) betalingsherinnering nog niets ontvangen? Dan is het tijd om de telefoon te pakken. Bel en vraag vriendelijk naar de betaling. Probeer te achterhalen waarom er nog niet is betaald en maak een nieuwe afspraak (van 7 dagen) voor een uiterlijke betaaldatum. Stuur vervolgens de tweede herinnering per e-mail.

Blijft de betaling alsnog uit? Stuur de debiteur dan een laatste herinnering (aanmaning) en neem hierin de gevolgen op wanneer de betaling uitblijft, bijvoorbeeld boeterente. Geef aan om welke factuur het gaat en de datum waarop het geld binnen had moeten zijn. Als de klant dan nog steeds niet betaalt, kunt u ervoor kiezen een formele aanmaning te sturen. Stuur zowel een email als een aangetekende brief met ontvangstbevestiging.

5. Schakel een incassobureau in

Als er geen gehoor wordt gegeven aan de herinnering en aanmaning, dan wordt het tijd om juridische stappen te ondernemen en een incassobureau in te schakelen. Door de vordering uit handen te geven, hoeft u deze vervelende taak niet zelf uit te voeren en blijft de klantrelatie mogelijk nog intact. Een goed incassobureau weet hoe te handelen in dit soort situaties en het schrikeffect kan al voldoende zijn voor een klant om alsnog te betalen. Afhankelijk van de situatie, kan het incassobureau eventueel een betalingsregeling opstellen die voor beide partijen tevredenstellend is.

Let wel op dat een incassobureau u als crediteur geld kost. Wanneer het om kleine bedragen gaat is een incassobureau niet altijd rendabel. Ook kan een incassotraject weken, soms maanden duren. Schakel een incassobureau daarom alleen in als het echt niet anders kan.

Wat Heylo voor u kan betekenen

Heeft u klanten die vaak te laat of zelfs helemaal niet betalen? Bent u veel tijd kwijt aan uw debiteurenbeheer en wilt u deze tijd liever aan andere zaken besteden? Een goede oplossing is het uitbesteden van uw (financiële) administratie. Vraag ons gerust naar de mogelijkheden of vul het onderstaande formulier in. Administratiekantoor Heylo helpt u graag met uw debiteurenbeheer en andere zaken!