Hoe regel ik administratie voor een webshop?

Een webshop levert sinds het laatste decennium steeds meer klanten op, waardoor de online verkoop toeneemt. Online winkels zijn bijna de norm geworden, en het kopen én verkopen via e-commerce blijft doorgroeien. Het onderhouden van een webshop kent wel regels en soms zelfs verplichtingen. Zo moet je in sommige gevallen webshop vergunningen hebben. Ook voor uw administratie en boekhouding brengt een webshop nieuwe uitdagingen met zich mee. In dit artikel leest u meer over deze wetgevingen en hoe dit een rol kan spelen in uw webshop.

Welke eisen zijn er voor een webshop?

Webwinkels zijn verplicht om voldoende informatie over hun bedrijf te geven aan bezoekers van de website. Dit omvat de volgende punten:

Naam bedrijf
Adres bedrijf
Telefoonnummer en e-mailadres
BTW-identificatienummer
Kamer van Koophandel registratienummer

Er zijn ook punten die niet verplicht zijn vanuit de wet, maar wel belangrijk zijn voor zowel webwinkel als klant. Hierbij hebben we het over het vermelden van alle kosten. Dit omvat de volledige prijs inclusief BTW als de verzendkosten. Ook een privacybeleid en algemene voorwaarden zijn niet te missen. Door dit te implementeren voorkom je als webshop miscommunicatie met de klant. Mogelijk brengt dit ook meer werk met zich mee voor uw administratie.

De Autoriteit Consument & Markt (ACM) heeft de volgende richtlijnen voor online verkoop opgesteld waar je je als webshop aan moet houden:

Uw bedrijf is vindbaar en aanspreekbaar
Gelijke behandeling van klanten buiten de Europese Unie
Bescherming van rechten van de consument
Duidelijkheid over kosten en levering
Binnen de grenzen blijven van online beïnvloeden
Makkelijk bestelproces
Gebruiksvriendelijkheid van webshops

Hoe werkt het boekhouden van een webshop?

Naast algemene eisen en richtlijnen voor online verkoop zijn er ook specifieke wetten en voorschriften die van toepassing zijn op de administratie en boekhouding van een webshop. Deze regelgeving verschilt per type product en de aard van de webshop.

Belastingdienst eisen en bewaarplicht

Als webshop moet uw boekhouding voldoen aan de eisen van boekhouding van de belastingdienst. Deze moet je zeven jaar lang bewaren als bewijs. Bij webwinkels is het zo dat er vaak geen facturen zijn. Daarnaast zijn deze ook niet wettelijk verplicht zijn. Zo gaat het bij webwinkels vaker over bestelbonnen waarbij een overzicht te zien is van gegevens over de bestelling. Ook is uw webshop verplicht om minimaal 14 dagen bedenktijd aan te bieden voor de klant. Dit betekent dat er naast bestellingen ook retouren zijn die ook een rol spelen binnen de financiële boekhouding.

BTW-aangifte voor webwinkels

Ook bent u verplicht om BTW-aangifte voor webwinkels te doen. Dit betekent dat u alle ontvangen BTW moet bijhouden. U moet dus een breed scala aan data verzamelen, en dat ook nog eens overzichtelijk.

Gebruik van boekhoudsoftware

Veel ondernemingen maken gebruik van verscheiden softwareoplossingen zoals Microsoft Excel of speciale boekhoudprogramma’s om hun administratie te beheren. Deze programma’s kunnen een deel van het boekhoudproces automatiseren en helpen bij het behouden van overzicht.

Wij begrijpen dat administratie en boekhouding best complex kan zijn. Bij Heylo kunnen wij u helpen met uw administratieve taken.