Onderverhuren van een kantoorruimte: wat zegt de wetgeving?

Het kan zo zijn dat uw bedrijfsruimte of kantoorruimte deels leeg staat. Misschien heeft u een pand gehuurd voor uw eigen bedrijf, maar liggen sommige ruimtes of kamers leeg. Dit kan komen doordat u minder werknemers hebt dan ruimtes. Binnen de wetgeving mag u als huurder een deel van uw pand – zoals een kantoor – onderverhuren. Waar moet u op letten bij het onderverhuren van een kantoorruimte, met betrekking tot de wettelijke regelgeving en administratie?

Wat zijn de voor- en nadelen van het onderverhuren?

Het onderverhuren van een kantoorruimte binnen uw pand kan in uw voordeel zijn. Daarnaast zijn er ook punten waar u op moet letten bij het onderverhuren van een kantoorruimte.

Voordelen

Verdelen van huurkosten: Door een of meerdere ruimtes te onderverhuren, kunt u de kosten die u normaal zelfstandig betaalt verdelen. Zo wordt de ruimte die u verhuurt betaald door de huurder.
Verdelen van servicekosten: Naast het onderverhuren van de kantoorruimte zelf, zijn er ook andere servicekosten die verdeeld (kunnen) worden. Dit omvat onder andere een (mogelijk) gedeelde keuken, koffieautomaat en toilet.
Connecties: Naast het delen van kosten legt u – mits u de ruimte onderverhuurt aan een bedrijf – meteen een breder netwerk op.

Nadelen

Kosten verdelen: Het verdelen van kosten kan ook in uw nadeel zijn. U moet bij het bijhouden van administratie en boekhouding rekening houden met het feit dat meerdere mensen betalen.
Afspraken: U moet duidelijke afspraken stellen om de huurovereenkomst te waarborgen. Deze afspraken kunnen factoren omvatten zoals het gebruik van bedrijfsinventaris en de omgang met het pand zelf.
Aparte huurovereenkomst: In de meeste gevallen stelt u een aparte huurovereenkomst op, waardoor meerdere overeenkomsten een rol spelen binnen de administratie van het pand.

Mag ik wel een kantoorruimte onderverhuren?

Onderverhuren van een deel van het pand is als huurder toegestaan, tenzij er bij het huren van het pand andere regels zijn opgesteld. Het kan zijn dat onderverhuren niet in uw huurovereenkomst staat, en dus niet mag zonder groen licht.

Hoe regel ik de administratie bij het onderverhuren van een kantoorruimte?

Bij het onderverhuren van een kantoorruimte is het belangrijk om duidelijke voorwaarden op te stellen binnen een huurovereenkomst. Deze huurovereenkomst verzekert correct gebruik van de kantoorruimte en de verdeling van de kosten hiervan.

Voorwaarden die veel voorkomen in een huurovereenkomst tussen huurder en onderverhuurder zijn:

Duur van de overeenkomst
Huurkosten
Verdeling van service- en huishoudelijke kosten
Gebruik en eventuele aanpassingen aan de ruimte
BTW-regeling

Wat zijn de regels omtrent BTW?

Verhuur – en dus ook onderverhuur – van een bedrijfsruimte zit niet vast aan BTW, en zit er dus geen BTW op het onderverhuren bij de huurder. Hier mag van gedivergeerd worden, mits de huurder en onderverhuurder het overeenstemmen. Daarnaast kan dit ook alleen als de btw-regels voor belaste verhuur worden nageleefd.

Het is belangrijk om bij het onderverhuren van een of meerdere kantoorruimte(s) een goede huurovereenkomst op te stellen, waarbij voornoemde zaken duidelijk zijn aangewezen. Met de juiste administratie kan het onderverhuren van een kantoorruimte in uw voordeel zijn.

Benieuwd naar wat Administratiekantoor Heylo voor u kan betekenen, binnen het kader van onderverhuren van een kantoorruimte? Bekijk hier onze diensten.