Wat moet er op een factuur staan?

Er zijn wettelijke eisen aan welke voorwaarden facturen moeten voldoen. U stuurt een factuur (rekening) als u goederen en diensten levert aan andere ondernemers of rechtspersonen die geen ondernemer zijn (bijvoorbeeld een vereniging of een stichting). Facturen zijn de basis voor de berekening van de btw-aangifte . In dit artikel lichten we de belangrijkste eisen toe.

De volgende vermeldingen moeten opgenomen worden:

Het woord ‘factuur’
Factuurdatum, maar ook: leveringsdatum (voor goederen) of de datum van prestaties (bij diensten)
Uniek factuurnummer
Uw naam, of maatschappelijke benaming, en uw adres.
De naam (maatschappelijke benaming) van de ontvanger en zijn adres
Bankrekeningnummer
Btw- of ondernemingsnummer
Beschrijving en hoeveelheid van de geleverde goederen en/of diensten
(eenheids)prijs en toegekende korting, hoeveelheid
Bedragen: het bedrag zonder btw, btw-percentage en het btw-bedrag per tarief, het totaal te betalen bedrag
Plaats waar de factuur werd opgemaakt
Betalingscondities

Een eenvoudige factuur

Is het factuurbedrag lager dan € 100 (inclusief btw)? Dan mag u gebruikmaken van een ‘vereenvoudige’ factuur . Vermeld dan minimaal het volgende:

De datum waarop u de factuur uitreikt
Uw naam en adresgegevens
Welke goederen of diensten u hebt geleverd
Het btw-bedrag

Factuurnummers

Het is verplicht om opeenvolgende factuurnummers te hanteren. Het is wel toegestaan om verschillende reeksen voor afzonderlijke bedrijfsactiviteiten te gebruiken. Zo kunt u voor bijvoorbeeld de winkelverkoop en de webshop aparte reeksen factuurnummers gebruiken, zolang ze per reeks maar wel doorlopend zijn genummerd.

Btw-tarief

Als de geleverde diensten of producten verschillende btw-tarieven hebben, dient u voor ieder percentage het btw-tarief te vermelden. Voor het exacte btw-tarief kunt u de website van de Belastingdienst raadplegen. Houd er rekening mee dat zowel de tarieven zelf als de producten waarop men de diverse btw-tarieven dient toe te passen kunnen verschillen.

Overige vermeldingen

Om ieder misverstand over de geleverde prestatie te voorkomen is het aan te raden om een duidelijke omschrijving inclusief eventuele bijzonderheden te vermelden (zoals bijvoorbeeld een leverdatum).
Vermeld bij voorkeur een referentie. Om de betaling van de factuur niet onnodig te vertragen is het een goede gewoonte om ook een referentie van de afnemer te vermelden. Veel grote bedrijven nemen facturen zonder referentie overigens niet eens in behandeling omdat het voor een grote organisatie tijdrovend is om uit te zoeken wie binnen dat bedrijf opdracht voor de levering heeft gegeven.
Verwijzing naar de algemene voorwaarden. Eventueel kunt u de voorwaarden opnemen op de achterzijde van de factuur
Een vervaldatum op een factuur vermelden is niet verplicht maar verschaft de klant wel extra duidelijkheid voor wanneer uw factuur betaald moet zijn.

Creditnota

Elke foutieve factuur moet u ook rechtzetten met een creditnota die duidelijk verwijst naar de uitgereikte factuur. Let wel, ook al zet u een fout recht, dan nog heeft de klant het recht om een schadevergoeding te vragen. Goed controleren is dus de boodschap.

Bewaarplicht facturen

Uw facturen zijn onderdeel van uw administratie. U bent wettelijk verplicht om uw administratie een bepaalde tijd te bewaren. U bewaart uw facturen 7 jaar. Facturen over onroerende goederen bewaart u 10 jaar. Onroerende goederen zijn bijvoorbeeld grond en gebouwen. U mag facturen en bonnetjes scannen en digitaal bewaren. Deze moeten dan wel juiste en volledige weergaven van het origineel zijn.

Heeft u hulp nodig bij het opstellen van financiële stukken?

Twijfelt u of u het goed doet, heeft u zelf geen tijd voor het opstellen van uw financiële stukken of wilt u administratieve taken uitbesteden? Administratiekantoor Heylo kan daarbij helpen en adviseren. Vraag ons gerust naar de mogelijkheden. Wij kijken kritisch mee naar uw financiële situatie en maken op basis hiervan een maatwerk plan van aanpak voor u.